Jadi, Anda sedang mempertimbangkan untuk pindah kantor. Memindahkan seluruh kantor merupakan komitmen besar, dan ada beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan sebelum Anda memutuskan.
1. Berapa biaya pemindahannya?
Seperti pilihan apa pun yang Anda buat terkait bisnis Anda, penganggaran harus menjadi prioritas utama Anda. Berapa biaya yang diperlukan untuk memindahkan seluruh kantor Anda ke lokasi baru? Beberapa biaya relokasi kantor mungkin mencakup paket relokasi untuk setiap karyawan yang Anda bawa, uang muka sewa kantor baru, dan pembelian atau pengangkutan peralatan kantor.
Jika Anda memiliki kendaraan perusahaan, Anda juga harus mempertimbangkan biaya relokasi armada dari pengangkut mobil seperti ini yang mengkhususkan diri dalam pengiriman cepat. Jika Anda memiliki tahun fiskal yang sangat baik dan anggaran untuk pindah sudah ada, manfaatkan peluang untuk memasuki pasar baru. Jika Anda beroperasi lebih hemat, pertimbangkan untuk menunggu.
2. Berapa lama proses relokasi berlangsung?
Sebelum Anda memutuskan untuk merelokasi bisnis Anda, Anda perlu mengetahui berapa lama keseluruhan proses akan berlangsung. Misalnya, apakah staf Anda akan kembali bekerja dalam beberapa hari atau beberapa minggu? Waktu henti dapat menjadi pembunuh bagi laba bersih, dan Anda ingin mempertahankan ketepatan perusahaan dan reputasi selama kepindahan.
Anda juga ingin tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan agar layanan Anda, seperti internet dan telepon, dapat diaktifkan kembali di kantor baru. Waktu adalah uang dalam bisnis apa pun, jadi potensi terbuangnya waktu selama relokasi mungkin membuat Anda berpikir dua kali.
3. Apakah ruang kantor akan diperluas seiring dengan berkembangnya perusahaan kami?
Sebelum Anda memutuskan untuk menempati ruang kantor baru, perhatikan seberapa besar bisnis Anda telah berkembang. Jika perusahaan telah merampingkan bisnisnya, Anda mungkin tidak memerlukan ruang kantor sebanyak dulu.
Namun, jika bisnis Anda berkembang karena peningkatan laba dan penjualan, menandatangani sewa ruang kantor yang lebih besar adalah jalan keluarnya. Jangan takut untuk menyisakan sedikit ruang bagi diri Anda untuk berkembang. Relokasi adalah sebuah investasi, jadi Anda tidak ingin memilih kantor yang akan Anda lewati dalam beberapa bulan atau tahun.
4. Apakah karyawan kami bersedia pindah ke lokasi baru?
Sebelum menandatangani perjanjian sewa ruang kantor, tanyakan pada diri Anda apakah semua karyawan Anda bersedia pindah. Untuk pindah antarkota, ini mungkin mudah, tetapi Anda mungkin harus berpisah dengan karyawan jika Anda berencana pindah jauh.
Jika Anda memiliki campuran keinginan untuk pindah, maka Anda perlu membicarakannya dengan karyawan dan atasan Anda untuk mendapatkan solusi terbaik. Anda ingin karyawan yang bahagia dan terlibat yang setuju dengan langkah baru tersebut. Memahami pikiran dan perasaan karyawan Anda sejak awal akan membantu Anda dalam hal itu.
5. Apakah perpindahan ini akan mengganggu layanan bisnis kami?
Saat berpikir untuk merelokasi kantor, Anda perlu menentukan bagaimana pemindahan tersebut akan mengganggu layanan. Misalnya, jika Anda menyewa perusahaan untuk menangani kebutuhan telepon dan internet, penting untuk mengetahui bahwa layanan tersebut dapat dipindahkan dengan waktu henti yang minimal.
Jika Anda melanjutkan relokasi, Anda harus memberi tahu lembaga terkait mengenai alamat baru Anda jauh-jauh hari. Dengan begitu, Anda dapat mengantisipasi gangguan layanan dan menghubungi kembali pelanggan Anda lebih cepat.
6. Apakah semua peralatan perlu dipindahkan juga?
Bagi bisnis dengan berbagai peralatan dan teknologi, penting untuk mengetahui apa yang dapat dipindahkan dan apa yang lebih hemat biaya untuk dibeli kembali. Selain itu, barang apa pun yang sangat mudah pecah atau sulit dipindahkan harus dikemas dan diasuransikan dengan tepat untuk mencegah kerugian.
Ini termasuk barang-barang seperti komputer, server, furnitur, dll. Selain itu, pastikan untuk membawa semua kabel, adaptor, dan peralatan lain yang dibutuhkan di kantor baru. Pendekatan terbaik adalah membuat daftar terperinci tentang semua yang perlu dipindahkan, diikuti dengan pembelian kembali.
7. Apakah lokasi baru mendukung budaya perusahaan kita?
Anda perlu mencari tahu apakah ada kecocokan budaya antara bisnis Anda dan lokasi baru. Jika Anda merasa ini mungkin menjadi masalah, luangkan waktu dengan karyawan Anda untuk membahas pendapat mereka tentang masalah tersebut. Berikan perhatian khusus pada hal-hal yang tidak dapat ditawar atau hal-hal yang disebutkan karyawan yang dapat meningkatkan produktivitas mereka. Karyawan yang tidak bersemangat dan basis klien yang lemah tidak akan menguntungkan margin keuntungan Anda, jadi pilih lokasi baru Anda dengan hati-hati.
Lagi pula, Anda tidak ingin membahayakan budaya bisnis Anda hanya untuk menghemat biaya sewa kantor. Anda harus berjalan di atas tali antara biaya kantor dan fasilitas yang diperlukan. Jika itu tidak memungkinkan saat ini, pertimbangkan untuk menunda upaya relokasi.
8. Apakah kami perlu berada di ruang kerja sementara?
Sebelum memutuskan apakah Anda harus menandatangani sewa baru atau tidak, Anda sebaiknya mencari tahu apakah Anda akan memerlukan ruang kerja sementara saat barang-barang sedang dibongkar dan ditata. Ruang kerja sementara bisa menjadi solusi yang baik jika karyawan Anda kesulitan dalam masa transisi atau jika Anda harus segera bekerja keras di area baru Anda.
Jika Anda memutuskan untuk menggunakan ruang kerja sementara, Anda perlu mencatat semua biaya dalam anggaran relokasi Anda. Anda juga perlu memastikan bahwa Anda membuat keputusan ini sejak awal dalam proses untuk membuat pengaturan yang diperlukan dengan karyawan dan manajer gedung Anda.
9. Apa tujuan kita untuk relokasi?
Saat mempertimbangkan proyek besar seperti relokasi kantor, Anda mungkin akan mudah terjebak dalam detail-detail kecil dan melupakan gambaran yang lebih besar. Anda tidak boleh merelokasi kantor jika Anda tidak memiliki tujuan khusus untuk relokasi tersebut. Misalnya, beberapa pemilik bisnis mungkin menginginkan kondisi yang lebih baik untuk lingkungan kerja mereka.
Mereka mungkin merasa perlu membeli atau menyewa lebih banyak ruang kantor karena jumlah karyawan yang terlalu banyak. Pengusaha lain mungkin tidak memiliki masalah dengan ruang kantor mereka saat ini, tetapi ingin mengatasi faktor-faktor lain, seperti biaya atau lokasi gedung baru. Alasan Anda akan berbeda-beda di tiap perusahaan. Pastikan Anda memahami dengan jelas alasan Anda perlu pindah untuk membuat keputusan terbaik bagi diri Anda dan karyawan Anda.
Bungkus
Relokasi kantor dapat menjadi hal yang menegangkan dan menakutkan, tetapi tidak harus begitu. Dengan perencanaan yang matang dan tujuan yang jelas, Anda dapat memasuki pasar baru dan memberi ruang bagi bisnis Anda untuk berkembang.